Как уничтожить просроченные документы?

Как уничтожить просроченные документы? Основа качественной работы любой компании — грамотное делопроизводство и адекватный документооборот, который ведется в полном соответствии с законодательством. Кроме того, важно внимательно следить за сроками хранения документов и вовремя уничтожать просроченные бумаги.

Проще всего доверить хранение и уничтожение документов профессионалам — компаниям, в которых работают профессиональные архивисты, знающие свое дело и хорошо разбирающиеся в тонкостях законодательства. Но есть те фирмы, которые предпочитают справляться своими силами. Именно им пригодятся нижеследующие советы по уничтожению бумаг.

Как определить срок хранения документов?

Прежде, чем вы начнете что-то уничтожать, нужно определить, какие именно файлы больше не подлежат хранению. Для того, чтобы не ошибиться, важно запомнить несколько моментов:

• Федеральная архивная служба устанавливает сроки хранения для всех документов;
• эти сроки распространяются на все компании, независимо от формы собственности и других факторов;
• для тех бумаг, которые отражают специфику деятельности компании, сроки могут отдельно устанавливаться различными нормативными актами;
• время хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания действия бумаги;
• по собственному желанию любая организация может продлить срок хранения, но не может уменьшить его.

Как выявляют бумаги с истекшим сроком годности?

Выявление документов, подлежащих уничтожению, — не очень простой процесс. Для начала требуется создать экспертную комиссию, которая проведет экспертизу ценности, выберет те, которые имеют бессрочное хранение и определит сроки для остальных.

Затем создаются описи дел постоянного и временного хранения, по личному составу, проекты номенклатурных дел, инструкции по делопроизводству.

В процессе этой работы непременно будут выявлены те бумаги, у которых уже истекли сроки годности. Для них составляют специальный акт, а затем отделяют их от остальных дел и хранят в специально отведенном месте до момента уничтожения.

После того, как они будут переданы на переработку, обязательно оформляют накладную, в которой требуется прописать дату передачи, число сдаваемых дел и общий вес.

Как уничтожают просроченные дела?

Первый вариант — утилизация на бумагоперерабатывающих фабриках. В этом случае ваши дела пойдут на изготовление новой бумаги и будут способствовать сохранению лесов.

Второй вариант — шредирование, при котором вся макулатура измельчается на фрагменты. Оно может быть простым и конфиденциальным, второе более секретное и к тому же фрагменты получаются очень мелкими, не подлежащими сбору.

Компании, предлагающие конфиденциальное, профессиональное уничтожение документов, как правило, сначала пропускают их через шредер, а затем сдают на переработку. В этом случае от листов не остается и следа.